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CLÉ est la solution Inserm
de Cahier de Laboratoire Électronique, de gestion des stocks, des collections
et des instruments associés. Elle est utilisée pour détailler au quotidien l'ensemble
des travaux conduits par les acteurs de la recherche de la conception des
projets de recherche à leur conclusion.
Elle permet ainsi d’assurer
le suivi et donc la traçabilité des travaux et des résultats, d'assurer une
transmission des savoirs entre différentes catégories de personnels amenées à
travailler sur un même projet ou au sein d’une même équipe et de protéger le
travail intellectuel puisqu'elle permet d’établir la preuve de l’invention, de
ses inventeurs et donc de ses propriétaires.
Les cahiers de
laboratoire hébergés sont la propriété de l’Inserm qui en assure la
conservation. L’utilisation du service est soumise à l’approbation du directeur
de laboratoire et s’effectue sous son autorité. Elle est réservée à un usage
professionnel dans le respect de la confidentialité des données. Le service
doit être utilisé conformément à la règlementation en vigueur et aux conditions
générales d'utilisation du service, disponibles au chapitre 2.
Le traitement des
données personnelles nécessaires à la mise en œuvre du Cahier de Laboratoire
électronique est nécessaire au respect d'obligations légales et placé sous la
responsabilité de l'Inserm (DSI Inserm, 13 rue Watt, 75013 Paris, CLE.dsi@inserm.fr).
Dans le cadre de l’utilisation
de CLÉ, l’Inserm collecte les catégories de données suivantes nécessaires aux
finalités ci-dessus décrites, à l'exclusion de toute autre finalité :
· Données d’identification:
noms, prénoms, titre, adresse mail professionnelle, téléphone professionnel, téléphone
portable professionnel, adresse professionnelle ;
· Données d’usage: L’horodatage
(date et heure) est associé aux noms et prénoms de l’auteur, à chaque création
et modification du cahier de laboratoire et d’un élément associé;
· Données de suivi de la relation et support:
noms, prénoms, adresse mail professionnelle, plateforme d’accès (Système
d’exploitation et logiciel d’accès), demandes d’assistance et correspondance, adresse
IP et géolocalisation (Ville), statistiques d’utilisation et supervision de
l’application (dates et heures des accès, pages accédées, actions effectuées).
Les données de localisation et relatives aux système d'exploitation sont
nécessaires à l'intervention du service support et d'assistance aux
utilisateurs.
L’Inserm utilise vos
données strictement pour les besoins de l’exécution et de la gestion de la
solution de Cahier de Laboratoire Électronique CLÉ, à savoir :
· La gestion des projets de recherche, des
expériences et des protocoles,
· La gestion des inventaires,
· La mise à disposition de tableaux de bord, d’un
calendrier et d’outils pour faciliter la gestion collaborative des projets
(interne au laboratoire),
· Le suivi de la relation avec les utilisateurs
et le support.
Vos données de
recherche sont accessibles à ces fins au sein du laboratoire et sont stockées
dans CLÉ sous l’autorité de votre responsable de laboratoire, et conformément à
la règlementation. Vos données personnelles concernant votre identité et
l’horodatage sont systématiquement associées à l’ensemble de vos actions d’auteur
dans le cahier (création, modification, suppression).
La conservation des cahiers
de laboratoires est organisée à la fois pour des raisons juridiques et des
raisons patrimoniales :
· Pour garantir le respect de ses obligations
légales, l’Inserm conservera par défaut l’ensemble des cahiers de laboratoire
pendant une durée de 25 ans. C’est la période la plus longue qui correspond au
cas d’un brevet, sachant que celui des contrats industriels est classiquement
de 10 ans après la date de la dernière publication. Toute modification de la
durée standard de conservation devra être notifiée.
· Les données de recherche de l’Inserm sont des
archives publiques indestructibles, imprescriptibles et inaliénables (Code du
patrimoine, art. L. 211-1,). La conservation de ces archives sur du long
terme sera organisée par le service des archives de l’Inserm.
L’Inserm pourra
également utiliser vos données afin de respecter ses obligations légales et/ou
pour répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales.
Conformément au
Règlement européen relatif à la protection des données personnelles (Règlement
européen 2016/679), vous pouvez à tout moment accéder à vos données afin d’en
vérifier l’exactitude et, le cas échéant, afin de les rectifier, de les
compléter, de les mettre à jour, en accédant à la solution CLÉ (https://cle.inserm.fr), rubrique « My
Profile ». L’ensemble de vos actions est enregistré et visualisable à la
rubrique « version history » de chaque élément du cahier. Si vous ne
disposez plus de compte, vous pouvez obtenir la liste des transactions que vous
avez effectuées auprès du directeur de laboratoire.
Vous pouvez également demander
la suppression de vos données personnelles, vous opposer à tout moment au traitement
de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière et de
limiter leur utilisation. Les données dont l’Inserm a besoin pour la finalité
pour laquelle elles ont été collectées, nécessaires au respect d’une obligation
légale et/ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en
justice pourront cependant ne pas être supprimées.
En cas de difficulté
pour exercer vos droits, vous pouvez également contacter le Délégué à la
Protection des Données de l’Inserm par mail (dpo@inserm.fr) ou par voie postale
(Délégué à la Protection des Données, 101 rue de Tolbiac, 75 013 Paris). Vous disposez également du droit d’introduire une
réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés
– CNIL, autorité française de contrôle des données personnelles[1]
L’Inserm met en œuvre
les actions nécessaires afin de protéger les données personnelles qu’il traite.
Vos données sont traitées de façon à ce que leur sécurité, protection et
confidentialité soient assurées au regard de leur niveau de sensibilité, via
des mesures administratives, techniques et physiques pour prévenir la perte, le
vol, l’utilisation, la divulgation ou encore les modifications non-autorisées.
Vos données
personnelles sont traitées par le DSI de l’Inserm (DSI Inserm, 13 rue Watt,
75013 Paris, CLE.dsi@inserm.fr)
et ses sous-traitants dans le cadre de l’exploitation de la solution CLÉ, dans
le respect du Règlement européen sur la protection des données. Le DSI de
l’Inserm s’engage à ne divulguer aucune information personnelle à des tiers non
autorisés.
CLÉ propose aux personnels des unités de
l’Inserm une solution sécurisée de cahier de laboratoire électronique.
Le Cahier de
Laboratoire Électronique est mis à disposition gratuitement par l’Inserm pour
l’ensemble de ses structures labellisées. Il est mis en place sous l’autorité
des directeurs et des chefs d’équipes concernés.
Sa mise en œuvre nécessite
pour chaque structure :
· Une étude préalable d’implantation.
· Une réunion de lancement dans chaque laboratoire.
· La formation des utilisateurs.
· Être membre d’un laboratoire Inserm utilisateur
de CLÉ.
· Posséder un compte de messagerie à l’Inserm ou de
l’un des membres de la Fédération Éducation-Recherche (https://services.renater.fr/federation/participants/idp).
· Obtenir auprès du responsable du laboratoire ou
son délégué (administrateur de l’application), l’ouverture d’un compte et
l’affectation de droits d’accès sur un ou plusieurs projets du laboratoire.
· Être informé des présentes conditions générales
d’utilisation (disponibles sur CLÉ).
· Utiliser CLÉ uniquement pour un usage
professionnel, dans le respect de la réglementation en vigueur et de la
confidentialité des données traitées.
· Utiliser des postes de travail professionnels agrées par le responsable du laboratoire (ordinateur,
tablette, smartphone).
· Respecter la charte des utilisateurs de
l’Inserm (https://mssi.inserm.fr/wp-content/uploads/2013/03/Charte-de-lutilisateur.pdf) et les
bonnes pratiques:
o Ne pas communiquer son mot de passe à un tiers
et le renouveler régulièrement.
o Utiliser CLÉ uniquement à partir d’équipements
jugés sûrs (compte d’accès nominatif, antivirus et système d’exploitation à
jour).
o En cas de vol ou de perte d’un poste de
travail, modifier immédiatement son mot de passe et prévenir le DPO de l'Inserm d'une violation de données (dpo@inserm.fr).
o En cas d’exportation de données sur un poste de
travail, l’utilisateur doit veiller à sécuriser le stockage (exemple :
chiffrement du disque local), si nécessaire, à sécuriser le transfert, enfin il
devra s’assurer que le responsable du laboratoire a donné son accord pour la
communication de données extraites et a validé les destinataires.
Le DSI de l’Inserm met
en œuvre les moyens techniques nécessaires au bon fonctionnement du service et
à son accessibilité. Dans ce cadre il s’engage à :
· Garantir le caractère privé et confidentiel des
données. Le DSI s’interdit tout accès et toutes restitutions des données sauf
demande expresse du responsable du laboratoire et hors cadre de leur archivage
· Communiquer auprès des utilisateurs dans les
meilleurs délais, les interruptions de service et problèmes éventuelles.
· Exploiter la solution et assurer la sécurité
des données. Le DSI prendra toutes les mesures nécessaires, conformes à l'état
de l'art et de la technique, pour protéger la sécurité des fichiers et des
données qui sont stockés, ainsi qu’à assurer leurs sauvegardes. Les données
sont hébergées en France dans des salles serveurs du CINES, avec lequel a été établie
une convention. L’accès aux salles serveurs est protégé et limité au personnel
autorisé.
· Garantir une conservation pérenne des projets,
pendant une durée de 25 ans dès lors que l’archivage a été activé dans
l’application (en liaison avec le service des archives de l’Inserm).
· Procéder à la clôture et archivage des cahiers
de laboratoire si nécessaire (fermeture administrative du laboratoire).
· Fournir une aide en ligne et un support aux
utilisateurs.
La lecture et l’approbation des présentes
conditions générales d’utilisation, par chacun des utilisateurs de la solution,
sont organisées par le responsable de chaque cahier.
Pour plus
d’informations, contactez cle.dsi@inserm.fr
CLÉ is the Inserm Electronic
Laboratory Notebook and stock, collections and associated instrument management solution. It is used to record details of the work done by researchers on a daily basis, from the design
phase of research projects
to their conclusion.
It is used to track and trace works and results, to transmit knowledge between the various categories of personnel working
on the same project or in
the same team, and to protect
intellectual property, because it provides
proof of invention, of the inventors and, therefore, of the owners.
The hosted laboratory notebooks are the property of Inserm, which is responsible for storing them. Use of the service is subject to the approval of the laboratory director, which is granted under his/her authority. It is for professional use only and is subject to the rules applying to data confidentiality. The service must be used in accordance with the applicable regulations and the general terms and conditions of use, which can be found in Chapter 2.
The processing of the personal
data that is necessary for the use of the Electronic
Laboratory Notebook is subject to the legal obligations
and is placed under the responsibility of
Inserm (DSI Inserm, 13 rue Watt, 75013 Paris, France CLE.dsi@inserm.fr).
In order to use CLÉ, Inserm collects the following categories of data for the purposes
described above, excluding all other purposes:
· Identification
data: name, first name, title, professional e-mail address, professional telephone number, professional mobile number, professional address;
· Usage data: Time-stamps (date
and time) are linked to the name
and first name of the author,
whenever a laboratory
notebook or associated item is
created or modified;
· Relationship
management and support data:
name, first name, professional e-mail address, access platform (operating system
and access software), requests
for assistance and correspondence, IP address and geolocation (town), application use and supervision statistics
(access dates and times, pages visited,
actions taken). Data pertaining
to location and operating systems is
necessary for the interventions of the user support
and assistance departments.
Inserm uses your personal
data only to execute and
manage the CLÉ Electronic Laboratory
Notebook solution, i.e. to:
· Manage research projects, experiments and protocols;
· Manage inventories;
· Provide scorecards, a timetable and tools to facilitate collaborative project
management (in the laboratory);
· Manage relations
with users and support.
Your research data can be accessed
for this purpose in the laboratory and is stored in CLÉ under the authority of your laboratory manager, and in accordance with
the regulations. Your personal data pertaining to your identity and time-stamping is systematically
linked to all the actions you
take as an author in the
notebook (create, edit, delete).
The preservation of the laboratory notebooks is organized for legal reasons and for reasons related to ownership:
· In order to make sure that it fulfills
its legal obligations, by
default, Inserm will keep
all the laboratory notebooks for 25 years. This is the longest period corresponding to a patent, given that the period of patents relating to industrial contracts is usually
10 years after the
date of the latest publication. Notification must be given of all changes to the
standard preservation period.
· Inserm’s research data constitute indestructible, imprescriptible and inalienable public records (French Heritage
Code, art. L. 211-1,). The long-term storage of these archives will be organized
by Inserm’s archives department.
Inserm may also
use your data in order to fulfill its legal
obligations and/or in response to the demands of public and governmental
authorities.
In accordance with the European regulation on the
protection of personal data (European
regulation 2016/679), you can access your
data at any time to check its
accuracy and, where appropriate, to correct, complete
and update your data, by accessing
the “My Profile” section of the CLÉ solution (https://cle.inserm.fr). All your actions
are recorded and can be viewed in the “Version history” of each section of the
notebook. If you no longer have an account, you can
obtain the list of your transactions from the laboratory director.
You can also ask for your personal
data to be deleted, oppose
the processing of your data
for reasons related to your particular situation at any time and restrict its use. However, the data that Inserm needs for the purpose for which it was collected,
that is necessary
in order to fulfill a legal observation and/or for the confirmation, exercise or defense of legal rights may
not be deleted.
If you have difficulties
in exercising your rights, you can
also contact the Inserm Data Protection Officer by e-mail (dpo@inserm.fr) or by writing
to the “Délégué à la Protection des Données, 101 rue de Tolbiac, 75013 Paris,
France”. You also have the right to lodge a complaint with the French national commission on information technology and freedom (CNIL), which is tasked
with controlling personal data[2]
Inserm takes the steps
required to protect the personal data that it processes. Your
personal data is processed in such a way that its
security, protection and confidentiality
are guaranteed in view of its sensitivity, by taking administrative, technical
and physical measures to prevent the loss, theft, use or disclosure or unauthorized modification of the data.
Your personal data is processed by the Inserm
central IT department (DSI Inserm, 13 rue Watt, 75013
Paris, France CLE.dsi@inserm.fr) and its subcontractors for the use of the CLÉ solution and in
accordance with the European
regulation on data protection. Inserm’s
central IT department agrees
to refrain from disclosing any personal data to unauthorized third parties.
CLÉ provides the personnel of the Inserm units
with a secure electronic laboratory notebook
solution.
Inserm provides the Electronic
Laboratory Notebook free of charge to all its labeled entities.
It is deployed under the authority of the directors and the leaders of the teams concerned.
For each entity,
its deployment requires:
· A preliminary implementation study
· A kick-off
meeting in each laboratory
· User training.
· Be a member of an Inserm laboratory that uses CLÉ;
· Have an e-mail account with Inserm or one of the
members of the Education-Research
Federation
(https://services.renater.fr/federation/participants/idp);
· Ask the laboratory
manager or his/her delegate (application administrator)
to open an account and assign
the access rights to one or
more of the laboratory’s projects;
· Be informed of these general terms and conditions of
use (available on CLÉ).
· Use CLE for professional purposes only and in accordance with applicable regulations
and the confidentiality
of the processed data;
· Use professional workstations approved by the laboratory
manager (computers, tablets, smartphones);
· Abide by the Inserm user charter (https://mssi.inserm.fr/wp-content/uploads/2013/03/Charte-de-lutilisateur.pdf) and adopt best
practices:
o Refrain from disclosing passwords to a third party, and renew it regularly.
o Only use CLÉ on equipment
deemed to be secure (nominative access accounts, up-to-date anti-virus and operating system).
o Immediately change their password if a workstation is lost or stolen,
and to inform the Inserm DPO (dpo@inserm.fr).
o When exporting data to a workstation, users must secure the storage medium (e.g., by encrypting the local disk), if necessary, and secure the means of transferring the data. Finally, they must make sure that the laboratory manager has consented to the transfer of the extracted data and approved the recipients.
The Inserm central IT department deploys the technical resources required to operate the service and keep it accessible. In this respect, it agrees to:
· Protect the private and confidential nature of the data. The central IT department agrees to refrain from distributing or accessing any data without the express request of
the laboratory manager, and except
for archiving purposes:
· Inform users, as soon as possible, of any
disruptions to the service or problems:
· Operate the service and protect
the security of the data. The central IT department will take all the necessary measures, in keeping with the state of the art, to protect
the security of the stored
files and data, and to back them up. The data is hosted in France in the server
rooms of the CINES, with which an agreement has been signed.
Access to the server rooms is
protected and restricted to
authorized personnel;
· Guarantee the long-term storage of the projects, for
25 years, when the archiving function of the
application is used (in
coordination with the Inserm archiving
department);
· Close and
archive the laboratory notebooks, if necessary (administrative closure
of the laboratory);
· Provide online help and support for users.
The owner of each notebook is responsible for making sure that every user of the solution reads
and approves these general terms and conditions of
use.
For more information, contact cle.dsi@inserm.fr